Apps, Abos, To-Do und Minimalismus

Für mich hat es sich heute wieder einmal bestätigt, dass Minimalismus auch digital erfolgen kann und sollte. Ich arbeite beruflich seit 15 Jahren auf Apple-Geräten und habe viele Betriebssysteme, von Apple, kennengelernt. Vor 15 Jahren hat mich die Einfachheit und konsequent übersichtliche Bedienung fasziniert. Das ist heute immer noch so, aber leider reicht ein Apple-Computer nicht aus, um beruflich meine Aufgaben zu realisieren.

Hier kommen Programme von Drittanbietern zum Einsatz, welche vor 10 Jahren, einmal bezahlt wurden und dann ohne Einschränkungen genutzt werden konnten. Heute aber, quält man sich durch Apps und dessen Abo-Modelle und erlebt dabei immer wieder Abstriche.

Hier nehme ich gerne die besagten To-do-Apps ins Visier und ich habe alle, wirklich alle getestet, die man auf dem Markt finden kann. Jede Software hatte seine Stärken und Schwächen. Schwächen, so stark, dass man erneut auf die Suche ging.

Heute ist im Zuge dessen das passiert, was man bekanntlich benennet, mit dem Satz, den Wald vor lauter Bäumen nicht zu sehen. Ich habe für Kunden einen Ordner auf einem internen Server im Büro, keine Cloud und verwalte dort alle Projekte und Aufgaben in Unterordnern. Hier benötige ich keine Apps, die mir dessen Verwaltung ermöglichen.

Wobei ich Apps benötige, ist die Terminierung von Mails mit Aufgaben oder Projektdaten. Dabei kam ich erst auf die Idee, dies mit DevonThink zu lösen. Das hat auf Anhieb nicht funktioniert, weil mir die App von der Benutzerführung gar nicht zusagte. Es ist überladen mit Dutzenden Icons, Schaltern und Modi. Hier hätte ich mir mehr Optionen gewünscht, dieses zu minimieren. Das geht nur bedingt. Ein weiteres Manko ist die Verwendung der zu nutzenden Datenbanken. Diese liegen auf dem Mac und können, bei Bedarf, per WebDav oder Clouddiensten ausgelagert werden.

Dies war denn mein finaler Entschluss, DevonThink wieder zu deinstallieren. Ich arbeite auf mehreren Macs im Hause und kann nicht auf den Sync oder Abgleich warten, bis dieser vollzogen ist. Zeitgleich habe ich die Daten auf dem Mac liegen, was ich auch nicht möchte. Diese sollen weiterhin nur auf dem internen Server liegen bleiben. Was nun? Mir fiel dann wieder Things ein, welches ich für Short-To-Dos nutze, ein.

Things ist schlank, minimal und bietet einen Sync auf dessen Cloud, welche extern nicht erreichbar ist. Die Benutzerführung ist genial einfach und mit [CMD + 1] komme ich zum Eingang, mit [CMD + 2] sehe ich, was heute ansteht. [CMD + 3], welches mich auf geplante Aufgaben leitet, nutze ich nur bedingt.

Viel mehr ist es die einfache Art, sich Bereiche und darin erforderliche Projekte anzulegen. Anhänge gibt es keine, was ich auch nicht benötige und ein Abo Modell ist bisher nicht im Einsatz. Man zahlt zwar für die Geräte Mac, iPad und iPhone eine Stange Geld, das war es dann aber auch.

Warum ich Things in Version 3 nicht mehr hergeben möchte, ist die Drag-Drop Funktion, Mails aua Apple Mail einfach in Things hineinzuziehen, wo ich diese Mail benötige. Diese wird perfekt mit Link zur eigentlichen Mail dort abgelegt und ich kann Sie auf dem iPad und iPhone ebenfalls nutzen und öffnen. Das passt so gut, weil ich auf den mobilen Geräten auch Apple Mail nutze, dass ich gar nicht den Drang verspüre, etwas verbessern zu wollen.

Viele Jahre habe ich Evernote, Notion, OneNote, Meistertask oder andere Apps genutzt, die mich aber in meinem Alltag später mehr behindert haben, als dass sie helfen sollten.

Ich verfahre ganz einfach:

1. Eine Aufgabe oder ein Projekt kommt per Mail.
2. Ich sichte die Mail und ziehen diese in den Eingang von Things und archiviere diese.
3. Nach Möglichkeit wird die Mail bereits mit einem Datum zur Bearbeitung versehen.
4. Die Aufgabe wird dann dem Kundenprojekt zugewiesen und bearbeitet.
5. Nach Abschluss der Aufgaben vergebe ich das Tag „Rechnung“ und setze ein Datum dafür, wann ich diese stelle.
6. Die Mail, die ich verschoben habe, ist für mich immer noch erreichbar. Per Klick in Things öffne ich diese und diese wird dann als PDF exportiert und auf den Server im Kundenordner abgelegt. Alle Antworten und Fragen der Korrespondenz sind in der Mail enthalten.
7. Fertig oder bei Bedarf wird weiter an dieser Aufgabe gearbeitet.
8. Die erstellte Rechnung lege ich im Eingang von Things ab, bis diese bezahlt ist. Ein Deadline-Datum vergebe ich auch, damit bei Überfälligkeit eine Erinnerung versendet werden kann.

Das ist mein Minimalismus im Büro und dessen Tätigkeit:

1. Kundenprojekte auf internen Server oder NAS
2. Hierarchie der Projekte nach Datum und Aufgabe
3. Eintreffende Mails wanden nach Things und dann ins Archiv.
4. Bearbeitung, solange bis der Kunde die Aufgabe abgenommen hat.
5. Rechnungsstellung und Ablage im Eingang + Deadline
6. PDF Export der Mail und Ablage im Kundenordner auf dem Server oder NAS
7. fertig

Diesen Arbeitsablauf nutze ich nun seit über 7 Monaten und bin einfach zufrieden. Stelle ich mir vor, wie zuvor alles bewältigt und wie viele Abokosten ich getragen habe, stößt es mir sauer auf.

Ich will nicht sagen, dass Apps im Abo nichts taugen oder unbrauchbar sind. Im Gegenteil. Meine App zum Schreiben, Ulysses oder Endel sind Abos, die ich im Jahr gerne bezahle. Hier geht es aber auch um andere Themen und diese Apps greifen nicht auf andere App zu, um Abläufe zu bilden oder zu ergänzen.

Viel mehr möchte ich mit dem Gedanken klarstellen, dass man bei jeder App, die man sucht, versuchen sollte diese so minimal zu halten, wie es nur geht. Damit meine ich insbesondere die Kosten, welche sich bei jedem weiteren Abo addieren und addieren.